VĂN BẢN
7 TIÊU CHÍ LỰA CHỌN ĐƠN VỊ CUNG CẤP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (HĐĐT) giá rẻ khiến cho các doanh nghiệp (DN) không khỏi phân vân và đau đầu vì không biết lựa chọn phần mềm như nào mới phù hợp với doanh nghiệp mình. Dưới đây là 7 tiêu chí giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đưa ra lựa chọn:
- Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý:
Theo khoản 3, Điều 3 32/2011/TT-BTC chính phủ đã nêu rõ điều kiện về loại hóa đơn này như sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
- Phần mềm hóa đơn điện tử ổn định, chất lượng:
Phần mềm có tốt hay không đều phụ thuộc vào chất lượng. Cụ thể là khi đưa vào sử dụng phải đảm bảo ổn định, không có sai sót, trục trặc gì; chế độ bảo hành và hỗ trợ của đơn vị cung cấp hóa đơn hiện tử, v…v…
- Tính lợi ích hóa đơn điện tử mang lại:
- Tiết kiệm: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ vào bảo quản hóa đơn.
- An toàn: Không xảy ra các tình huống cháy, hỏng hoặc thất lạc hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của DN.
- Nhanh chóng: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ.
- Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phải có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật:
Không giống với hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải lưu trữ tại tủ, kho tốn kém chi phí và khó quản lý, bằng việc sử dụng HĐĐT, mọi hóa đơn sẽ được lưu ngay trên phầm mềm.
Do vậy, khi lựa chọn phần mềm HĐĐT, DN phải chọn phầm mềm của các đơn vị cung cấp có công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật.
Hiện nay, với phần mềm HĐĐT MKG e – invoice doanh nghiệp có thể yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật, chống giả mạo, … số lượng hóa đơn lớn dễ dàng tìm kiếm chỉ bằng vài click chuột.
- Chi phí bỏ ra mua phầm mềm phải tương xứng với chất lượng:
Số đông doanh nghiệp vẫn cố sử dụng hóa đơn giấy bởi DN lo ngại vấn đề chi phí phải bỏ ra cho HĐĐT lớn hơn chi phí hóa đơn giấy. Bởi vì thế, DN cần lựa chọn phần mềm HĐĐT có giá thành tương xứng với chất lượng.
Đừng lựa chọn những phần mềm có giá quá rẻ nhưng chất lượng không tốt, hỗ trợ dịch vụ kém,… sẽ khiến DN bạn tốn thời gian, chi phí.
- Phần mềm hóa đơn điện tử phải uy tín được nhiều DN sử dụng:
Lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định hiện hành là 10 năm. Toàn bộ số hóa đơn của DN lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm HĐĐT của đơn vị cung cấp. Vậy nên, khi lựa chọn phần mềm HĐĐT, buộc DN phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về tài chính kế toán, HĐĐT, kê khai Thuế.
- Phần mềm hóa đơn điện tử phải dễ dàng sử dụng:
Đây là yếu tố thường bị các DN bỏ qua khi lựa chọn phần mềm HĐĐT, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm HĐĐT phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù có nhiều chức năng thiết thực hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng thì bạn cũng không nên mua.
Hãy đảm bảo rằng đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT dễ dàng sử dụng, dễ dàng kết nối với các phầm mềm: Kế toán, Bán hàng, Quản trị của DN bạn để dễ dàng xuất hóa đơn và hoạch toán doanh thu.