Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành song song: Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hóa đơn điện tử có mã xác thực (Hóa đơn xác thực) theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC
Hóa đơn điện tử được sử dụng thay cho hóa đơn giấy, bản chất của nó giống hệt hóa đơn giấy từ các thủ tục hủy, xóa bỏ, thu hồi đều lập biên bản giống hóa đơn giấy. Doanh nghiệp (DN) tự chịu trách nhiệm bảo quản dữ liệu của mình và sẽ xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra tại DN.
Hóa đơn xác thực được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan Thuế. Đối với hóa đơn điện tử xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan Thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho DN, cơ quan Thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được hóa đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó. Đặc biệt, DN không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này
Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực có gì khác nhau?
|
|
Hóa đơn điện tử |
Hóa đơn xác thực |
|
Đối tượng áp dụng |
Với các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập. |
Với các doanh nghiệp có rủi ro về thuế theo nhận định từ cơ quan Thuế, các DN mới thành lập chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử tự lập.
|
|
Điều kiện sử dụng |
DN đang hoạt động, có giao dịch thường xuyên với ngân hàng và cơ quan thuế, có chữ ký số còn hiệu lực, có điều kiện hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có đủ điều kiện để tự lập hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm hoạt động của mình với pháp luật. |
DN đang hoạt động, có mã cơ quan thuế. Có chứng thư số còn hiệu lực, có khả năng kết nối internet |
|
Cách đăng ký |
Đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế và DN tự lập để sử dụng. |
Đăng ký với cơ quan Thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan Thuế. |
|
Cách sử dụng |
DN tự lập, tự lưu trữ và báo cáo với cơ quan Thuế theo hạn định. |
Đăng ký với cơ quan Thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch của bạn. |
|
Phần mềm sử dụng |
Phần mềm tự xây dựng hoặc mua của bên cung cấp dịch vụ. |
Sử dụng phần mềm của cơ quan Thuế. |
Một trong những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hiện đại nhất hiện nay là phần mềm MKG e=invoice, được các cơ quan Thuế khuyên dùng, nhằm sử lý thông tin nhanh chóng và chính xác. MKG e-invoice được triển khai trên nền công nghệ điện toán với độ an toàn, bảo mật cao, với nhiều tính năng ưu việt giúp DN tạo lập hóa đơn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chí phí và quản lý dễ dàng. Bên cạnh đó MKG e-invoice luôn sẵn sàng để kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng Cục Thuế.