Hóa đơn điện tử là giải pháp tốt nhất trong thời đại công nghệ hiện nay của các công ty, doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, mua bán hàng hóa. Vậy hóa đơn là như thế nào? Nó mang lại lợi ích gì? Chúng ta cùng tìm hiểu thông qua bài viết này nhé.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?
“Theo điều khoản của Bộ Tài Chính thuộc khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011” có quy định:
Đây là một hình thức thanh toán điện tử. Phương pháp lập hoá đơn điện tử được sử dụng bởi các đối tác kinh doanh như khách hàng và nhà cung cấp, để trình bày và kiểm tra các tài liệu giao dịch giữa nhau và đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận thương mại của họ được đáp ứng. Các tài liệu này bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, ghi nợ, ghi chú tín dụng, điều khoản thanh toán và hướng dẫn, và phiếu chuyển tiền.
Lập hóa đơn bao gồm một số công nghệ khác nhau và các lựa chọn nhập cảnh và được sử dụng như một từ khóa để mô tả bất kỳ phương pháp nào mà một hóa đơn được trình bày bằng điện tử cho khách hàng để thanh toán.
Cách nhận biết hóa đơn
Để biết được nội dung của một hóa đơn bao gồm những thông tin, quý khách hàng cần biết để đảm bảo đơn vị cung cấp đáp ứng được đầy đủ. Nội dung hóa đơn bao gồm:
|
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. + Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; + Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; + Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ. + Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán… |
Mẫu hóa đơn của công ty điện lực
Hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện nào?
Thứ nhất: Hóa đơn cần đảm bảo tính thống nhất toàn vẹn về thông tin trong hóa đơn, được tạo ra ở dạng cuối cùng.
Thứ hai: Những thông tin đó chưa thay đổi, đáp ứng đầy đủ, ngoài những thay đổi trong quá trình trao đổi, hiển thị và lưu trữ.
Thứ ba: Thông tin trên hóa đơn có thể truy cập, sử dụng ở dạng hoàn chỉnh.
Mục đích của lập hóa đơn
Việc lập hóa đơn là bảo đảm tất cả các hóa đơn chưa thanh toán từ các nhà cung cấp được phê duyệt, xử lý và thanh toán. Xử lý hoá đơn bao gồm ghi lại dữ liệu quan trọng từ hóa đơn và cho nó vào hệ thống tài chính hoặc kế toán của công ty. Sau khi hoàn thành việc cấp dữ liệu, các hoá đơn phải trải qua quá trình kinh doanh của công ty để được thanh toán.
Hóa đơn điện tử có thể được định nghĩa là dữ liệu hoá đơn có cấu trúc được phát hành trong EDI (Electronic Data Interchange) hoặc các định dạng XML, có thể sử dụng các mẫu web dựa trên Internet.
Các tài liệu này có thể được trao đổi theo nhiều cách bao gồm các tệp EDI, XML hoặc CSV. Chúng có thể được tải lên bằng email, máy in ảo, các ứng dụng web hoặc các trang FTP. Công ty có thể sử dụng phần mềm hình ảnh để chụp dữ liệu từ các tài liệu PDF hoặc giấy và nhập vào hệ thống hoá đơn của họ. Điều này giúp hợp lý hóa quá trình nộp hồ sơ, đồng thời ảnh hưởng tích cực đến các nỗ lực bền vững. Một số công ty có quy trình lập hoá đơn điện tử riêng.
Tuy nhiên, nhiều công ty thuê một công ty bên thứ ba để thực hiện và hỗ trợ quá trình lập hóa đơn điện tử và lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ của chính họ.
Cách lập hóa đơn
Để kích hoạt tính năng e-hóa đơn, thì phải có một phương pháp hiện có của việc xem các giao dịch hoặc hệ thống kế toán. Định tuyến và quy tắc phải được thiết lập trong một đặc tả của dự án. Điều này thường liên quan đến các thành viên của các khoản phải trả, CNTT, và đôi khi mua sắm.
Khi định tuyến được thiết lập cho hệ thống, các quy tắc xác nhận có thể được thiết lập để giảm số lượng ngoại lệ trong hoá đơn. Xác nhận thêm nữa có thể được thiết lập để tự động loại bỏ lỗi, hóa đơn khớp lệnh ba chiều, đơn đặt hàng và các tài liệu khác.
Xác nhận cũng có thể thông báo cho nhà cung cấp chấp nhận hoặc từ chối. Một khi đặc tả hóa đơn được hoàn thành và thử nghiệm hoàn tất, các nhà cung cấp của doanh nghiệp được kết nối bằng điện tử và hệ thống lập hoá đơn điện tử đã sẵn sàng.
Lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại cho đơn vị sử dụng
So với hóa đơn bằng giấy thì hiện nay, đơn điện tử được nhiều đơn vị ưa chuộng lựa chọn hơn vì nó mang lại rất nhiều lợi ích như:
So với hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích hơn
+ Tiết kiệm thời gian cho quá trình in ấn, phát hành hóa đơn
+ Giảm chi phí cho việc in ấn, bảo quản, lưu trữ, gửi bưu điện, chuyển phát nhanh,.. từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho ngân sách công ty, doanh nghiệp mình và nâng cao hiệu quả sản xuất hơn.
+ Giúp nhân viên kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu.
+ Quá trình xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác hơn giữa hệ thống doanh nghiệp với hệ thống kế toán trong việc mua bán hàng hóa, kinh doanh dịch vụ.
+ Hạn chế được rủi ro khi hóa đơn thất lạc, cháy,..
Với những thông tin và lợi ích về sản phẩm mà chúng tôi vừa chia sẻ trên, hy vọng đây sẽ là thông tin bổ ích và thiết thực nhất cho các công ty doanh nghiệp khi có nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Nếu có nhu cầu, quý khách hãy nhanh tay liên hệ với công ty CP Minh Khang Group ( hoặc truy cập website: hoadondientuvat.vn) để liên hệ với nhân viên chúng tôi tư vấn, đưa ra giải pháp tốt nhất cho quý khách.
CÔNG TY CỔ PHẦN MINH KHANG GROUP
Địa chỉ: 120A Trần Kế Xương, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Hotline: 090 332 7585 – (028) 222 07 993
Email: nhuyk19@gmail.com