Hóa đơn điện tử có mã xác thực hay còn gọi là hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan Thuế. Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, trên hóa đơn xác thực còn có mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn, tránh được hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn.
Lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực vào quá trình làm việc:
- Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn… từ đó giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp.
- Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao và an toàn, tránh việc làm giả và sai lệch hóa đơn do được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.
- Tiết kiệm thời gian, nhân lực: Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.
Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện nào để sử dụng hóa đơn xác thực?
- Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
- Có chữ ký số với đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng internet
Lập hóa đơn điện tử xác thực bằng những các nào?
Hiện nay, có 3 cách mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn và áp dụng việc lập hóa đơn điện tử xác thực, bao gồm:
- Đăng kí trên website của Tổng Cục Thuế.
- Sử dụng phần mềm lập hóa đơn do doanh nghiệp tự xây dựng.
- Sử dụng phần mềm của bên thứ ba cung cấp như đơn vị cung cấp hóa đơn xác thực MKG e-invoice.
Phần mềm hóa đơn điện tử MKG e-invoice: Xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn và uy tín.
- Đã được Tổng Cục Thuế xác nhận đạt tiêu chuẩn.
- Sở hữu nhiều tính năng vượt trội như tích hợp giải pháp ký lô, tích hợp quy trình ký và duyệt hóa đơn trước khi ký điện tử để đề xuất hóa đơn, gửi và truyền nhận hóa đơn cho khách hàng bằng SMS, email,…
- Dễ dàng phát hành và sử dụng hóa đơn.
- Bảo mật, an toàn dữ liệu hóa đơn.
- Hỗ trợ 24/7, trên 100 mẫu hóa đơn miễn phí.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí, và quản lý dễ dàng.
- Không giới hạn thời gian sử dụng.
- Miễn phí khởi tạo, thiết kế mẫu logo.
- Ngoài cũng cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí, MKG e-invoice còn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giá rẻ cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng.
Hệ thống máy chủ MKG e-invoice được đặt tại Công ty P.A Việt Nam với 2 nơi lưu trữ Tòa nhà Pico Plaza Cộng Hòa – TP.HCM và tòa nhà Diamond – TP. Hà Nội.
Ngoài ra, còn được back-up hệ thống định kỳ mỗi ngày tại Minh Khang Group đảm bảo cho sự an toàn bảo mật dữ liệu của hóa đơn điện tử xác thực được lưu trữ miến phí trên 10 năm.